📖 Guía completa de inicio
Bienvenido a NegocioIA
Tu asistente de WhatsApp con inteligencia artificial. Responde clientes, agenda citas, cotiza productos y gestiona tu negocio — las 24 horas, todos los días, sin que tú tengas que estar pendiente del celular.
⏱ 15 minutos para configurarlo
🤖 IA que aprende tu negocio
📱 Por WhatsApp, sin apps extra
🔄 Funciona 24/7 automático
🚀 Primeros pasos
Sigue estos 5 pasos en orden. No te saltes ninguno — cada uno depende del anterior.
1
Configura los datos de tu negocio
Ve a Configuración → tab "Negocio" y llena: nombre, tipo de negocio, ciudad, descripción y horarios de atención.
¿Por qué importa? La IA usa estos datos para presentarse correctamente, responder preguntas básicas ("¿dónde están ubicados?", "¿a qué hora abren?") y comportarse según tu giro. Un restaurante actúa diferente a una barbería.
💡 Tip: Mientras más detallada sea tu descripción, mejor responde el bot. Escribe como si le explicaras a un empleado nuevo qué hace tu negocio.
Ir a Configuración →
2
Agrega tu catálogo de productos o servicios con precios
En Configuración → tab "Negocio", en el campo "Catálogo", escribe todos tus servicios o productos con sus precios. Un servicio por línea, con precio.
¿Por qué importa? Este es el campo más importante. Cuando un cliente pregunta "¿cuánto cuesta un corte?" o manda una foto de un producto, la IA consulta este catálogo para dar el precio exacto automáticamente. Sin catálogo, el bot no puede cotizar.
💡 Ejemplo de catálogo (barbería):
Corte de cabello — $120
Corte + barba — $180
Arreglo de barba — $80
Cejas — $50
Keratina — $350
Agregar catálogo →
Corte de cabello — $120
Corte + barba — $180
Arreglo de barba — $80
Cejas — $50
Keratina — $350
3
Configura tu agente de IA
En Configuración → tab "Agente IA": ponle nombre a tu asistente y selecciona el tono de comunicación que quieres que use con tus clientes.
¿Por qué importa? El nombre hace que el bot se sienta más humano ("Hola, soy Carlos del equipo de..."). El tono define si habla formal, casual o de forma vendedora según tu tipo de negocio.
💡 Instrucciones adicionales: Aquí puedes agregar reglas específicas de tu negocio. Ejemplo: "No ofrecemos servicios a domicilio", "El pago es solo en efectivo", "Pregunta siempre si tienen referidos".
Configurar agente →
4
Conecta tu WhatsApp
Ve a Agente IA y escanea el código QR con el WhatsApp del negocio. Abre WhatsApp → tres puntos → Dispositivos vinculados → Vincular dispositivo → escanea el QR.
¿Por qué importa? El bot necesita estar vinculado a tu número de WhatsApp para enviar y recibir mensajes. Es el mismo proceso que "WhatsApp Web" — tu celular puede seguir usándose normalmente.
⚠️ Importante: Usa el WhatsApp del negocio, no el tuyo personal. El bot responderá a TODOS los mensajes que lleguen a ese número mientras esté activo.
💡 ¿Se desconecta? Si el celular se queda sin internet o batería, el bot se desconecta. Vuelve a esta pantalla y escanea el QR de nuevo. La sesión se recupera automáticamente si hay conexión.
Conectar WhatsApp →
5
¡Prueba que funcione!
Desde otro celular, envía un mensaje al número que conectaste. Prueba preguntar por precios, pedir una cita, mandar una foto de un producto. El bot debe responder en segundos.
¿Qué probar? "Hola, ¿cuánto cuesta...?", "Quiero agendar una cita", "¿Cuáles son sus horarios?", "Quiero hablar con una persona".
✅ Si el bot responde correctamente, ¡listo! Tu negocio ya tiene atención automática 24/7 por WhatsApp.
Ver mi dashboard →
📦 ¿Para qué sirve cada sección?
El panel tiene 5 áreas principales. Aquí te explicamos qué hace cada una y cuándo usarla.
Dashboard
Vista general de tu negocio en tiempo real. Lo primero que ves al entrar.
- Cuántos mensajes recibiste hoy y este mes
- Cuántos contactos nuevos llegaron
- Citas pendientes del día
- Consejo diario de la IA para tu negocio
- Estado de tu conexión de WhatsApp
Configuración
El cerebro del bot. Aquí defines cómo se comporta tu asistente con cada cliente.
- Negocio: nombre, tipo, ciudad, horarios, catálogo de precios
- Agente IA: nombre del asistente, tono y reglas extra
- WhatsApp: estado de la conexión
- Google Calendar: sincronización de citas (opcional)
CRM — Contactos
Todos los clientes que han escrito al bot, clasificados automáticamente por nivel de interés.
- 🔥 Comprador: quiere comprar ya, prioridad alta
- ☀️ Interesado: preguntó precios o info
- ⭐ Cliente: ya compró o agendó antes
- ❄️ Frío: no mostró interés
- Pausar el bot para atender tú mismo
- Reactivar clientes fríos con un mensaje masivo
Citas
El bot detecta automáticamente cuando alguien agenda una cita en la conversación y la guarda aquí.
- Lista de todas las citas con nombre, servicio, fecha y hora
- Recordatorio automático 1 hora antes por WhatsApp
- Marcar como: completó, no vino, canceló
- Enviar recordatorio manual o mensaje de cierre
- Agregar a Google Calendar con un clic
Agente IA
Aquí se genera el QR para conectar WhatsApp y puedes probar cómo responde el bot antes de activarlo.
- Código QR para conectar el WhatsApp del negocio
- Estado de la conexión en tiempo real
- Chat de prueba para ver cómo responde el bot
- Botón para desconectar si necesitas pausar todo
IA Analítica
Pregúntale a la IA sobre tu negocio como si fuera tu asistente personal de datos.
- "¿Cuántas citas tengo hoy?"
- "¿Quiénes son mis leads más calientes?"
- "Dame un reporte de esta semana"
- "¿Qué servicios se piden más?"
- Reportes automáticos: hoy, semana, mes
⚡ Funciones especiales
El bot hace más de solo responder texto. Estas funciones lo hacen único.
Análisis de imágenes y cotización automática IA Vision
Cuando un cliente te manda una foto, el bot la analiza con inteligencia artificial y cotiza automáticamente según tu catálogo de precios. Funciona para cualquier tipo de negocio.
Ejemplo: Cliente manda foto de una pantalla rota → el bot identifica "iPhone 13, pantalla dañada" → revisa tu catálogo → responde "La reparación de pantalla para iPhone 13 tiene un costo de $850, tiempo estimado 1 hora. ¿Te agendamos?"
También funciona para: fotos de autos para cotizar reparación, prendas de ropa para dar precio, platillos para dar información nutricional, propiedades para inmobiliarias, etc.
Transcripción de notas de voz Whisper AI
Si un cliente manda un audio en lugar de escribir, el bot lo transcribe automáticamente con inteligencia artificial y responde como si hubiera sido texto. El cliente nunca nota la diferencia.
Ejemplo: Cliente manda nota de voz "Hola buenas, quiero saber si tienen disponible para un corte el sábado como a las 3" → bot transcribe → responde con disponibilidad y agenda la cita.
Detección y agenda automática de citas Auto
Cuando el bot confirma una cita en la conversación, automáticamente la guarda en tu panel de Citas con el nombre del cliente, servicio, fecha y hora. No tienes que hacer nada manualmente.
Ejemplo: Cliente pregunta disponibilidad → bot pregunta fecha y hora → cliente confirma → bot dice "¡Listo, tu cita de corte de cabello queda agendada para el viernes 18 a las 4pm, Juan!" → la cita aparece automáticamente en tu panel.
Recordatorios automáticos 1 hora antes
El sistema revisa cada 5 minutos si hay citas próximas. Una hora antes de cada cita, el bot envía automáticamente un mensaje de recordatorio al cliente por WhatsApp y le pide confirmación.
Mensaje automático: "Hola Juan 👋 Te recordamos que tienes una cita de corte de cabello en 1 hora, a las 4:00pm. ¿Confirmas tu asistencia?"
Atención humana — pausar el bot
Si un cliente pide hablar con una persona real, el bot se pausa automáticamente para ese cliente. Tú tomas el control de la conversación desde tu celular. Cuando termines, vas al CRM y reactivas el bot.
Cliente escribe: "Quiero hablar con una persona" → bot responde "En breve uno de nuestros asesores se pondrá en contacto" → bot se silencia → tú respondes desde el celular → cuando terminas, vas al CRM → click en "Reanudar bot".
Reactivar clientes fríos
Los clientes que escribieron pero nunca compraron ni agendaron se marcan automáticamente como "fríos". Puedes enviarles un mensaje masivo desde el CRM para reactivarlos con una promoción o recordatorio.
Desde CRM → click en "❄️ Reactivar fríos" → escribes el mensaje → el bot lo envía a todos los contactos fríos con una pausa de 1.5 segundos entre cada uno (para no ser bloqueado por WhatsApp).
Reagendamiento automático
Si un cliente dice que quiere cambiar la fecha de su cita, el bot cancela la cita anterior automáticamente y guía al cliente para agendar una nueva. Todo en la misma conversación.
Cliente: "Necesito reagendar mi cita del viernes" → bot cancela la cita anterior → pregunta nueva fecha y hora → agenda la nueva cita automáticamente.
Memoria del cliente
El bot recuerda el nombre del cliente en todas las conversaciones futuras. Si Juan ya habló antes y dijo su nombre, en la próxima conversación el bot ya lo sabe y lo llama por su nombre desde el primer mensaje.
Primera vez: "Hola, ¿me puedes decir tu nombre para atenderte mejor?" → Juan responde "Soy Juan" → guardado. Segunda vez: "¡Hola Juan! ¿En qué te puedo ayudar hoy?"
❓ Preguntas frecuentes
Las dudas más comunes de los negocios que usan NegocioIA.
¿Por qué el bot no está respondiendo a los mensajes?
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Las causas más comunes son:
1. WhatsApp desconectado: Ve a "Agente IA" y verifica que el estado sea "Conectado ✓". Si no, escanea el QR de nuevo.
2. El servidor está caído: Si el sistema está en un servidor externo, espera unos minutos y recarga la página.
3. Bot pausado para ese cliente: Ve al CRM, busca el contacto y verifica si dice "Bot pausado". Si es así, haz click en "Reanudar".
1. WhatsApp desconectado: Ve a "Agente IA" y verifica que el estado sea "Conectado ✓". Si no, escanea el QR de nuevo.
2. El servidor está caído: Si el sistema está en un servidor externo, espera unos minutos y recarga la página.
3. Bot pausado para ese cliente: Ve al CRM, busca el contacto y verifica si dice "Bot pausado". Si es así, haz click en "Reanudar".
¿Cómo actualizo los precios de mis servicios?
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Ve a Configuración → tab "Negocio" → campo "Catálogo". Edita los precios directamente ahí y haz click en "Guardar cambios". El cambio es inmediato — el bot usará los nuevos precios desde el siguiente mensaje que reciba.
¿El bot reemplaza a mis empleados?
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No, el bot complementa a tu equipo. Se encarga de las preguntas repetitivas, cotizaciones y agendado de citas — las cosas que consumen más tiempo. Cuando un cliente necesita atención especial, el bot puede pausarse y tú o tu equipo toman el control. Piénsalo como un empleado que nunca duerme y atiende los primeros mensajes.
¿Qué pasa si se va la luz o internet en mi negocio?
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Si el sistema está en un servidor externo (Railway, VPS), el bot sigue funcionando aunque tu negocio esté sin luz — el servidor está en otro lugar. Si usas la versión local (en tu computadora), el bot se pausará hasta que vuelvas a iniciar el sistema.
¿Los clientes saben que están hablando con un bot?
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El bot está configurado para no revelar que es una IA. Si alguien pregunta directamente "¿eres un bot?" o "¿eres una IA?", responde que es parte del equipo humano de atención al cliente. El tono, el nombre del agente y el estilo de respuesta están diseñados para que la conversación se sienta natural.
¿Cómo sé cuándo alguien agendó una cita?
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Ve a Citas en el menú lateral. Ahí aparecen todas las citas detectadas por el bot, con nombre del cliente, servicio, fecha y hora. El panel se actualiza en tiempo real. También puedes hacer click en "📅 Citas pendientes" en el Dashboard para ir directo a la lista.
¿Puedo usar el mismo número de WhatsApp que uso normalmente?
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Técnicamente sí, pero no es recomendable. Si el bot está activo en tu número personal, responderá a TODOS tus mensajes, incluyendo los de amigos y familia. Lo ideal es tener un número dedicado para el negocio — puede ser una SIM extra o un número de WhatsApp Business.
¿Puedo cambiar el nombre o la personalidad del bot?
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Sí. Ve a Configuración → tab "Agente IA". Ahí puedes cambiar el nombre del asistente, el tono (profesional, casual, formal, vendedor) y agregar instrucciones adicionales para personalizar el comportamiento. Los cambios se aplican en el siguiente mensaje que llegue.
¿El bot puede hablar en otros idiomas?
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Por defecto el bot responde en español. Si un cliente escribe en otro idioma, el bot puede entenderlo pero responderá en español. Si necesitas soporte en otro idioma, puedes especificarlo en las instrucciones adicionales del Agente IA.
¿Cómo funciona la cotización automática por foto?
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Cuando un cliente manda una imagen, el sistema la analiza con inteligencia artificial (Gemini Vision de Google). La IA identifica el objeto, producto o situación en la foto y lo compara con tu catálogo de precios para dar una cotización.
Importante: mientras más completo esté tu catálogo (con descripciones y precios), más precisa será la cotización automática.
Importante: mientras más completo esté tu catálogo (con descripciones y precios), más precisa será la cotización automática.
¿Tienes más dudas? El sistema tiene IA Analítica — puedes preguntarle directamente sobre tu negocio.
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